Sistem HRD dan Proses Seleksinya

Apa itu HRD?
HRD merupakan kepanjangan dari Human Resources Departement. Sesuai dengan singkatan HRD, maka bisa diketahui jika departemen ini memiliki tanggung jawab untuk penanganan dan pengelolaan karyawan di perusahaan, hingga perkembangan organisasi itu sendiri. Departemen ini bertanggung jawab untuk bisa memastikan bahwa perusahaan bisa mendapatkan pegawai terbaik. Itulah mengapa ketika ada rekrutmen, maka HRD adalah departemen yang mengurus proses seleksinya. Mayoritas orang yang ada di balik tugas ini memiliki pendidikan latar belakang psikologi, alasannya adalah karena mereka bisa lebih mengetahui karakter calon pegawai saat bertatap muka langsung dan wawancara.
Apa tugas HRD?
HRD perusahaan secara garis besar bertugas untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM), yakni dari proses rekrutmen dan seleksi (selection and placement), hingga pengembangan karyawan (training and development), manajemen dan evaluasi kinerja sumber daya manusia (performance and quality measurement), menumbuhkan hubungan kerja dan penempatan gaji karyawan. Tugas mendasar HRD adalah bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan mendapatkan karyawan yang berpotensi. Oleh karena itu, perihal penerimaan karyawan, HRD merupakan pihak yang dinilai paling bertanggung jawab untuk mengelola proses seleksi.

HRIS pendukung sistem HRD
HRIS atau Human Resources Information System merupakan program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan dan pengambilan keputusan.
Komponen penting dalam system HRIS :
– Time Attendance Management, mengatur tentang absensi dan jadwal shift karyawan ataupun data waktu dating/pulang.
– Employee Self Service, mengizinkan pegawai yang bersangkutan dapat mencetak slip gaji, membuat dan mengajukan persetujuan izin, melihat sisa cuti, dsb melalui dashboard pribadinya.
– Payroll Management, mengatur perhitungan gaji bulanan, pajak karyawan, dan potongan lain ataupun pendapatan bonus seperti THR.
– Talent Management System, memudahkan tim HR untuk memilih kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi, dan meningkatkan human capital.
Sleekr.co merupakan salah satu contoh HRIS di Indonesia yang paling banyak digunakan oleh perusahaan besar Indonesia. Software tersebut menggunakan sistem Cloud sebagai database, hampir sama dengan system penyimpanan google drive namun Cloud ini dibuat lebih terintegrasi dengan A.I dan relatif penyimpanan data lebih aman. Cloud Computing bekerja dimana kapabilitas terkait teknologi informasi disajikan sebagai suatu layanan (as a service) dimana informasi secara permanen tersimpan di server internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna.


Contohnya saat menggunakan sistem payroll, sistem akan menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur. Aplikasi payroll biasanya juga akan terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja. Hal tersebut dibuat dengan sistem IT atau pemrograman computer dengan mengintegrasikannya ke sistem Cloud yang akhirnya para pegawai dapat mengakses slip gajinya dan memudahkan departemen HRD mengatur gaji per bulan karyawan dibandingkan sistem manual yang memungkinkan terjadinya Human Error.

Selection Process
Di dunia pekerjaan, seleksi merupakan tahap yang paling krusial dan essential karena tahap ini merupakan dasar terbentuknya SDM yang berkualitas dalam perusahaan. Semua karyawan perusahaan pada dasarnya akan mengalami proses ini, begitupun kita sebagai mahasiswa yang harus mempersiapkan diri untuk terjun ke dunia pekerjaan. Maka dari itu kajian ini akan membahas lebih dalam tentang tahapan dan tips mengenai proses seleksi itu sendiri.

Apa itu Selection Process?
Simamora (2004) mengatakan proses seleksi adalah proses pemilihan dari sekelompok pelamar yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia dalam sebuah perusahaan. Metode seleksi dibagi menjadi 2, yaitu metode ilmiah dan non-ilmiah. Pada metode ilmiah seleksi didasarkan pada spesifikasi pekerjaan dan kebutuhan nyata yang akan diisi, sehingga biasanya proses seleksi akan berorientasi pada prestasi, pengalaman, dan analisis pelamar dalam pekerjaan. Sedangkan metode non-ilmiah dilakukan tidak berpedoman pada uraian spesifikasi pekerjaan dan jabatan yang akan diisi sehingga akan berorientasi pada Ijazah sekolah, wawancara langsung dengan pihak bersangkutan dan keadaan fisik pelamar . Selection Process pada umumnya menggunakan metode non-ilmiah yang mempunyai tahap-tahap seperti gambar berikut.A. Tahap Seleksi Administrasi
Tahapan ini merupakan tahapan mendasar yang harus dilewati oleh para pelamar setiap perusahaan. Dalam tahapan ini pelamar diminta untuk mengumpulkan berkas-berkas yang dibutuhkan perusahaan sebagai acuan untuk mengetahui informasi dasar mereka. Beberapa berkas yang perlu disiapkan saat seleksi administrasi adalah CV, Motivation Letter, surat lamaran, transkrip, ijazah, dan pas foto terbaru. Pihak perusahaan sendiri juga dapat mengetahui kepribadian para pelamar dengan melihat cara mereka berpenampilan serta kelengkapan administrasi. Kelengkapan yang di maksud ini yaitu kesesuaian antara hal apa yang tertera di dalam CV, motlet serta berkas-berkas yang kalian lampirkan di dalam surat lamaran kerja.
Berikut merupakan Pro-Tips di tahap seleksi administratif :
➢ Jadilah orang yang aktif dalam organisasi dan acara internal maupun eksternal, pelatihan softskills ataupun lomba, Hal tersebut yang akan menjadi kekuatan CV kalian dan pembanding kualitas antar pelamar, untuk teman-teman sekarang yang masih kupu-kupu, belum terlambat untuk mengejar ketinggalan kalian. Teruntuk teman-teman yang sudah aktif, buatlah CV kalian simple namun berbobot, kalian tidak perlu menaruh semua pengalaman organisasi hingga puluhan, namun dapat dipilah mana yang berbobot dan masukan dalam bentuk poin agar mudah dibaca.
➢ Fakta harus lebih besar dari fiksi. Jangan sekali- kali menaruh pengalaman organisasi, lomba, pelatihan, dan lain-lainnya yang sebenarnya tidak kalian ikuti,
karena CV kalian akan diverifikasi saat kalian berada di tahap interview ataupun di tahap reference checking
➢ Sebisa mungkin CV dan motlet dibuat dalam Bahasa Inggris ataupun kalian juga bisa membuatnya dalam Bahasa Indonesia namun menyisipkan beberapa kata ataupun kalimat Bahasa Inggris. Hal ini akan meningkatkan ekspektasi pewawancara tentang kemampuan berbahasa Inggris kalian yang penting untuk dikuasai dalam dunia pekerjaan.
➢ Sesuaian isi CV dan motlet dengan pekerjaan. Hindarilah membuat satu template CV untuk dikirim ke seluruh lowongan pekerjaan yang kalian incar. Misalkan kalian mendaftarkan diri di lowongan pekerjaan sebagai seorang manager HRD, maka hindari penulisan di motlet dan CV bahwa anda “introvert” karena hal tersebut relatif bertentangan dengan kecenderungan perusahaan mencari manager HRD yang berkarakteristik “extrovert”
➢ Buat CV sejelas dan semenarik mungkin, karena hal tersebut dapat menunjukkan effort yang kalian keluarkan untuk mendapatkan pekerjaan yang kalian inginkan, ataupun meminta designer untuk membuat CV anda terlihat menarik. berikut merupakan contoh CV yang menarik .
B. Tahap Employment Test
Employment Test biasa disebut dengan psikotes merupakan kumpulan soal yang dibuat untuk mengetahui karakter dari pelamar perusahaan. Maka dari itu, perusahaan pada umumnya menggunakan tes psikotes untuk menemukan calon pegawai yang sesuai dan cocok untuk pekerjaan yang di spesifikasi. Walaupun psikotes terdengar kesannya mudah, nyatanya kebanyakan orang belum mengetahui tujuan dari beberapa test yang diselenggarakan sehingga tidak mendapatkan hasil yang optimal dalam penilaiannya.
Ada baiknya kalian mengetahui beberapa tips mengerjakan psikotes seleksi kerja sebagai berikut.
❖ Test seperti tes aritmatika, tes logika penalaran, analogi ataupun kraeplien test yang membutuhkan konsentrasi tinggi dapat dikerjakan dengan optimal ketika kalian fokus dan konsentrasi, maka dari itu pastikan saat ingin mengikuti psikotes kalian cukup tidur dan sarapan terlebih dahulu.
❖ Saat menghadapi wartegg test yang mengukur emosi, imajinasi, intelektual, dan aktivitas subjek, urutan menggambar sebaiknya kalian buat kombinasi antara sesuai nomor dan acak. Misalnya 1,2,3,4 kemudian 8,7,6,5. Apabila kalian menggambar berdasarkan urutan 1,2,3,4,5,6,7,8, maka kalian akan dipandang HRD sebagai orang yang kaku/konservatif. Sedangkan apabila kalian menggambar secara acak seperti 5,7,6,8,3,2,4,1, kalian akan dipandang HRD sebagai orang yang terlalu kreatif, inovatif, dan cenderung menjadi pemberontak.
❖ Dalam menghadapi Draw A Man Test (DAM),. Tes ini dipergunakan untuk mengetahui tanggung jawab, kepercayaan diri, kestabilan, dan ketahanan kerja kalian. Pastikan kalian menggambar orang tersebut secara utuh mulai
dari ujung kepala sampai ke ujung kaki, termasuk detail muka seperti mata, hidung, mulut, dan telinga. Gambarkan juga orang tersebut dalam keadaan sedang melakukan aktivitas, misalnya eksekutif muda sedang menenteng koper, dsb.
❖ Edwards Personal Preference Schedule (EPPS), tes ini dipergunakan untuk mengetahui seberapa besar motivasi, kebutuhan, dan motif seseorang Jawablah setiap pertanyaan dengan jujur sesuai dengan kondisi kalian, karena pertanyaan akan berulang di nomor-nomor berikutnya, sehingga apabila jawaban kalian tidak sinkron, kejujuran kalian akan dipertanyakan. Dikarenakan sulitnya proses penyesuaian tehadap tes ini, jalan paling praktis yang dapat ditempuh adalah memperbaiki diri (self-improvement) dalam segala hal, bentuk diri kalian menjadi seakan-akan seseorang profesional dalam setiap tingkah laku keseharian kalian seperti: jujur, tepat janji, tanggung jawab, dan disiplin.
C. Tahap Interview (HRD and User)
Tahap Interview dibagi menjadi 2 bagian yaitu tahap Interview HRD dan Interview User. Dalam tahapan Interview HRD, pelamar akan digali informasinya lebih lanjut seputar kepribadian pelamar, kekuatan dan kelemahan pelamar, alasan mengapa pelamar ingin bekerja di perusahaan tersebut dan mengapa pelamar pantas diterima, dalam tahapan tersebut biasanya pelamar akan bertemu dengan bagian HRD perusahaan. Sedangkan dalam tahapan Interview User, proses wawancara akan lebih berfokus kepada kompetensi atau skill yang dimiliki pelamar sesuai dengan bidang pekerjaan yang dilamar. Dalam tahapan ini, biasanya pelamar akan bertemu dengan pimpinan bagian dari bidang yang dilamar. Keterampilan Interview sangat perlu dilatih dan diasah, maka dari itu biasakan untuk menyempatkan diri untuk menggali informasi terkait interview secara berkala.
Berikut merupakan beberapa Tips mendasar yang dapat dipraktekkan saat melakukan interview :
✓ Berpenampilan sesuai dengan profil perusahaan, dimana kalian dapat memberikan impresi bagus dari awal dengan mengenakan pakaian yang menarik.
Kata menarik sebenarnya tidah harus selalu formal. Tetapi, kalian dapat menyesuaikannya dengan profil perusahaan yang dituju. Perusahaan konservatif, seperti perbankan dan perusahaan yang sudah beridiri lama sebaiknya kalian kenakan pakaian formal. Akan tetapi, untuk perusahaan startup yang lebih bebas, kalian bisa sedikit bebas dan berkreasi.
✓ Bahasa tubuh merupakan komponen penting dalam melakukan Interview. Saat menjabat tangan, biasakan kalian menjabat dengan tangan kuat dan pastikan telapak tangan kalian tidak berkeringat agar tidak terlihat gugup. Postur duduk tubuh sebaiknya tegap dan posisi tangan rapi berada di atas meja, sekali-kali gunakan bahasa tangan saat berkomunikasi. Kontak mata merupakan komponen penting, sebaiknya lakukan kontak mata secukupnya untuk meninggalkan kesan baik, jangan menghindari kontak mata atau justru menatap terlalu berlebihan.
✓ Saat wawancara berlangsung, sebaiknya terlihat antusias dan hindari rasa gugup dengan berlatih sebaik mungkin. Sampaikan kalimat menarik saat kamu diminta untuk memperkenalkan diri yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilamar dan usahakan buat kalimat perkenalan yang tidak bertele-tele. Jelaskan motivasi terbesar mengapa kalian ingin bergabung kedalam perusahaan, biasanya kalian dapat mejelaskan secara singkat pertanyaan ini dengan alasan-alasan positif seperti ingin berkontribusi lebih dalam menyalurkan bakat, ataupun karena posisi yang dilamar sesuai dengan latar belakang pendidikan.
✓ Jelaskan prestasi dan pengalaman kalian yang berhubungan dengan pekerjaan, setiap pertanyaan juga bisa kalian kaitkan dengan contoh konkrit pengalaman
kalian, misalkan kalian ditanya apakah kalian dapat bekerja dibawah tekanan? Kalian dapat mengatakan bahwa saat di kuliah, kalian sudah terbiasa mengerjakan laporan praktikum yang biasa dikumpulkan dalam waktu singkat dengan tingkat lumayan sulit. Jangan lupa untuk mencari tahu informasi dan pertanyaan mengenai perusahaan, serta rencana kalian kedepannya di perusahaan.
D. Tahap Reference Checking
Dalam tahap ini, 58% manajer perekrutan mengatakan mereka menemukan kebohongan pada resume pelamar. Oleh sebab itu, background check perlu dilakukan. Reference checking bertujuan untuk mengonfirmasi informasi yang tersedia pada resume kandidat yang dilakukan dengan mengontak dan mewawancarai perusahaan sebelumnya, sekolah, kampus, dan sumber lain terkait kandidat. Dalam reference check, perusahaan bisa mendapatkan konfirmasi terkait keterampilan, pengetahuan dan kemampuan kandidat apakah sesuai dengan yang diklaim pada CV atau resume.
Perekrut bisa mulai memvalidasi informasi lama bekerja dan kuliah, jabatan pekerjaan, dan ijazah yang diperoleh kandidat. Dalam penggalian informasi yang lebih mendalam, perekrut bisa mewawancarai referensi di perusahaan sebelumnya terkait keterampilan, kualifikasi dan kemampuan kandidat saat masih bekerja di perusahaan tersebut. Perekrut profesional pihak ketiga mampu mengumpulkan informasi secara objektif yang memungkinkan perusahaan mengevaluasi keterampilan dan kualitas kandidat berdasarkan standard job description.
Tetapi jangan khawatir, jika kalian memang menulis CV dan Motivation Letter dengan jujur maka tahap ini dapat dliewati dengan mudah, sebisa mungkin juga jangan membuat masalah dalam pekerjaan atau pendidikan terakhir kalian karena hal tersebut juga dapat divalidasi oleh pihak perusahaan, terlebih lagi jika kalian mempunyai catatan kriminal, hal tersebut bisa menjadi pertimbangan serius pagi pihak perusahaan.
E. Tahap Medical Check-up
Bagi para pelamar, tes kesehatan yang biasa disebut tahap Medical Check-up kerap dianggap sebagai tahap yang mudah dan biasanya akan disepelekan. Namun kenyataannya tahap ini dapat menjadi batu sandungan terutama bagi mereka yang memang jarang berolahraga atau punya bobot tubuh yang tidak ideal. Medical Check Up merupakan suatu kegiatan yang positif dan patut diselenggarakan secara berkesinambungan dalam mengupayakan SDM yang sehat dan produktif, sebagai aset perusahaan. Hal tersebut dikarenakan kesehatan pekerja mempengaruhi tingkat produktivitas perusahaan dan tentu berkaitan dengan keuntungan/laba perusahaan, dan juga merupakan pilar pencapaian misi yang sudah ditetapkan. Beberapa faktor yang mempengaruhi kesehatan pekerja adalah faktor psikologis, faktor lingkungan kerja, faktor kimia dan biologi.
Berikut merupakan persiapan yang dapat dilakukan ketika berada di tahap ini, seperti :
• Medical check-up harus disiapkan dalam jauh hari, maka ketika kalian mendengar kabar kalian maju ke tahap ini, perhatikan pola tidur dan makan. Biasakan tidur lebih awal dan bangun lebih pagi untuk menjaga pola tidur, dan rutin memakan sayur dan buah-buahan yang kaya akan serat, juga konsumsi air putih yang banyak untuk menjaga metabolisme tubuh. Hindari memakan makanan yang mengandung minyak dan kolestrol yang memicu gula darah tinggi.
• Dalam memperkuat kondisi fisik, sebaiknya kalian melakukan olahraga rutin yang dilakukan cukup singkat seperti selama 15-20 menit tetapi produktif. Berbagai macam jus juga bagus untuk kesehatan tubuh, terlebih lagi jus temulawak dipercaya mampu menurunkan kadar SGPT dan SGOT di dalam darah.
• Bagi para perokok sebaiknya mulai berhenti setidaknya untuk sementara waktu sampai proses tes medis selesai dilakukan sepenuhnya. Kandungan nikotin yang menempel di paru-paru ini akan mudah terlihat dan terbaca saat dilakukan rontgen. Jelas, kondisi ini tidak bagus bagi kalian karena akan mengurangi penilaian di mata HRD. Jika kalian tidak bisa berhenti untuk merokok untuk sementara, cara lain adalah dengan rutin meminum air kelapa muda. Kandungan yang ada di dalam air kelapa muda disebut mampu membersihkan paru-paru.
Sumber :

Tips Mengerjakan Tes Psikotes dan Kiat-Kiatnya!

13 Tips Menjawab Wawancara Psikologi

http://rikietrianto.blogspot.com/

Mengenal Tahapan-Tahapan Seleksi Kerja

https://www.cermati.com/artikel/tips-menjawab-10-pertanyaan-jebakan-saat-interview-kerja

8 Tips Wawancara Kerja Ini Bisa Bikin Kamu Diingat Calon Bos Lho!

11 Bahasa Tubuh yang Perlu Diperhatikan saat Tes Wawancara Kerja

https://integrity-indonesia.com/id/blog/2018/06/25/background-check-karyawan-jangan-percaya-resume-tanpa-reference-check/

9 Cara Jitu Agar Anda Lulus Tes Kesehatan (Medical Check Up)

Tes Kesehatan: 10 Persiapan Agar Lolos Medical Check Up

https://id.jobsdb.com/id-id/articles/apa-sih-hrd-itu

Pengertian Seleksi dan Proses Seleksi Penerimaan Karyawan

Hitung Gaji Karyawan Secara Lebih Praktis Menggunakan Sistem Payroll

https://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_awan
Dibuat Oleh : Matthew Gunawan
Ilusatrasi Oleh : Michielle Mulyani