Maksimasi Waktu Dengan Timeboxing

Waktu adalah bagian yang tidak akan pernah lepas dari kehidupan manusia. Dimulai dari bangun pagi, bekerja, hingga akhirnya tidur kembali setiap harinya, semua aktivitas yang kita lakukan akan dibatasi dengan waktu yang tersedia. Mahasiswa juga tidak terlepas dari aktivitas. Ada kegiatan yang berhubungan dengan akademik, seperti belajar dan mengerjakan tugas kuliah, kemudian ada juga yang berhubungan dengan kehidupan sosial hingga waktu pribadi. Banyak hal yang perlu diselesaikan setiap harinya namun semua orang memiliki waktu yang sama dengan orang lain dalam sehari yaitu 24 jam. Namun mengapa ada orang yang mampu menyelesaikan banyak hal dalam sehari dibanding dengan orang lain pada umumnya? Hal ini disebabkan setiap orang memiliki cara yang berbeda-beda dalam membagi waktunya dalam sehari itu dan kemampuan yang menentukan bagaimana hari itu bisa berjalan produktif atau tidak adalah time management.

Apa itu Time Management?
Time management adalah kemampuan seseorang dalam merencanakan dan mengatur waktu yang akan dipakai untuk menjalani rangkaian kegiatan pada rentang waktu tertentu. Tujuan dari time management adalah seseorang mampu menyelesaikan semua kegiatannya dengan efektif dan efisien. Tidak banyak orang yang mampu melakukan multi-tasking sehingga kemampuan ini penting saat banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Dalam proses melatih kemampuan time management, kita juga terlatih dalam menyusun prioritas dan berkomitmen untuk menjalani rencana yang sudah disusun karena sebaik apapun rencana, apabila tidak dijalankan maka tetap tidak akan berguna.
Dalam time management, jadwal adalah salah satu komponen paling penting dalam pengaplikasian time management skill. Jadwal adalah rencana pembagian waktu yang didasarkan pada kegiatan yang akan dilakukan dan berapa lama kegiatan itu berlangsung. Selain kedua hal tersebut, masih ada faktor lain yang perlu diperhatikan seperti pekerjaan mana yang memiliki prioritas lebih tinggi dibanding lainnya. Semua pekerjaan memiliki kepentingannya masing-masing dan tentunya kita harus mampu menentukan pekerjaan mana yang lebih genting untuk diselesaikan dahulu. Selain itu, kegiatan yang memberikan pengaruh baik bagi orang yang terlibat juga dapat menjadi salah satu pertimbangan. Banyak kegiatan yang dilakukan sehari-hari sebenarnya tidak bermanfaat dan kegiatan seperti itulah yang perlu dihilangkan dalam pembuatan jadwal. Dengan pertimbangan beberapa faktor inilah muncul metode untuk membantu dalam melatih time management skill yang dimana salah satunya adalah timeboxing.

Timeboxing
Timeboxing adalah teknik mengatur waktu yang cukup sederhana dan memiliki tujuan sama dengan tujuan time management yaitu membuat seseorang lebih produktif dengan waktu yang tersedia. Timeboxing dilakukan dengan menyusun timebox dan menyelesaikan aktivitas di dalam batas waktu yang ditentukan sebelum mengganti aktivitas yang dilakukan. Timebox adalah waktu yang dialokasikan untuk melakukan sebuah aktivitas. Timebox membantu kita agar tidak menghabiskan waktu terlalu banyak untuk sebuah aktivitas saja dan fokus dengan kegiatan lainnya. Timeboxing dapat digunakan untuk aktivitas sehari-hari, tugas kelompok hingga pada penjadwalan pekerjaan di sebuah project. Ada 3 langkah utama yang harus dilakukan untuk memulai timeboxing.

Sumber: https://medium.com/@davidsherwin/how-to-do-timeboxing-a93ef076a9c3
Langkah pertama dalam menentukan timebox adalah perancangan. Perancangan ini biasa meliputi kegiatan apa yang ingin dilakukan, waktu yang diperlukan, dan hasil yang diinginkan dari aktivitas tersebut. Kegiatan yang dimaksud dapat berupa pekerjaan berat atau sekecil membuat kopi di pagi hari. Semua kegiatan dapat dimasukkan dalam pembuatan timebox karena tidak ada batas waktu minimal yang dapat dialokasikan. Kemudian tentukan waktu yang paling cocok untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Hal yang perlu diingat pada bagian ini adalah setiap orang memiliki kemampuan yang berbeda-beda sehingga akan memerlukan waktu yang berbeda untuk menyelesaikan kegiatan yang sama. Kemudian susunlah jadwal berdasarkan skala prioritas sehingga kegiatan yang penting dapat diselesaikan terlebih dahulu.

Gambar daftar aktivitas yang harus dilakukan dan prioritas. Sumber : https://textimgs.s3.amazonaws.com/colsuc/section_05/1ec959588f0dcb3e053b00f82637aa98.jpg
Perencanaan merupakan fase yang sangat penting dalam timeboxing karena tahap inilah yang menentukan hal-hal yang dilakukan pada tahap selanjutnya dan batasan-batasan dalam beraktivitas. Masih ada beberapa variabel lain yang harus diperhatikan saat melakukan perencanaan jadwal. Beberapa variabel ini dapat menjadi sebuah masalah yang harus diselesaikan pada saat perencanaan jadwal. Variabel tersebut adalah

1. Pekerjaan yang terlalu besar
Pekerjaan yang terlalu besar dapat mengakibatkan waktu yang dialokasikan menjadi terlalu besar dan lebih sulit untuk fokus dalam kegiatan yang perlu dijalankan pada saat itu juga. Alokasi waktu yang terlalu besar tanpa kegiatan spesifik yang harus dilakukan membuat lebih sulit untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan berapa lama. Oleh karena itu, bagilah sebuah kegiatan menjadi lebih kecil namun lebih spesifik. Contohnya bila ingin melakukan olahraga pagi, daripada membuat timebox olahraga pagi selama satu jam, lebih baik membaginya menjadi beberapa sesi seperti 15 menit jogging, 5 menit istirahat, 15 menit push up dan sit up, dan seterusnya.

2. Batas maksimum alokasi waktu pada sebuah kegiatan
Memang tidak ada batas maksimum dalam alokasi waktu di timeboxing, namun seperti yang sudah dijelaskan di atas, waktu yang terlalu lama memberikan beberapa pengaruh yang kurang baik untuk keseluruhan pelaksanaan timebox. Buatlah timebox yang membiarkan orang untuk berkonsentrasi secara penuh dalam setiap aktivitas. Contohnya adalah setiap aktivitas dibuat selama 45 menit dengan ada break selama 5 – 15 menit diantaranya.

3. Istirahat
Istirahat tidak boleh terlewatkan dalam penyusunan timebox. Istirahat adalah fase yang sangat penting karena istirahat mampu mengembalikan konsentrasi individu untuk aktivitas selanjutnya. Cobalah untuk mengganti suasana pada saat beristirahat. Hal kecil seperti berpindah tempat, menghirup udara segar atau keluar dari ruangan dapat membantu istirahat menjadi lebih baik dan tubuh lebih siap menjalankan aktivitas selanjutnya.

Sumber : https://www.youtube.com/watch?v=0OWDy65A2S8
Langkah kedua adalah lakukan apa yang sudah direncanakan. Setelah melewati perencanaan dan mendapat jadwal atas kegiatan yang perlu dilakukan, lakukan kegiatan tersebut dengan maksimal. Dalam pelaksanaannya, hindari hal-hal yang menghambat kinerja seperti media sosial, panggilan dan sms, lingkungan sekitar yang kurang kondusif dan lainnya. Hal-hal ini dapat menghalangi kita dalam menyelesaikan aktivitas sesuai dengan timebox. Kemudian disiplin pada waktu juga diperlukan saat pelaksanaan. Jika waktu yang dialokasikan sudah habis, maka kegiatan tersebut juga harus berhenti dilakukan terlepas selesai atau tidak kegiatan tersebut. Hal ini harus dilakukan untuk menjamin kegiatan-kegiatan selanjutnya dapat dijalankan sesuai dengan yang direncanakan,
Langkah terakhir adalah evaluasi. Pada tahap inilah akan ditinjau hasil dari setiap kegiatan yang sudah dilakukan. Apakah tugas yang diberikan selesai dilakukan, hasilnya sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum dan hal-hal yang mempengaruhi hasil tersebut. Dengan adanya tahap ini, kita dapat mengetahui kesalahan yang dilakukan pada tahap perencanaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama pada perencanaan berikutnya.
Langkah-langkah di atas merupakan langkah yang harus dilewati dalam penyusunan timeboxing dalam segala skala. Timeboxing sendiri dapat digunakan secara pribadi maupun kelompok. Dalam kelompok, pembagian tugasnya akan lebih mendetail dikarenakan lebih banyak tugas yang harus diselesaikan dan individu yang terlibat. Semua tugas yang dibagi pada anggota timnya memiliki satu tujuan yaitu menyelesaikan project bersama dengan tepat waktu.
Aplikasi metode timeboxing
Timeboxing pada perkembangan dapat digunakan secara tersendiri. Salah satu perusahaan yang menggunakan metode timeboxing adalah Cheetah Learning. Cheetah Learning adalah perusahaan virtual yang menawarkan jasa pengajaran online dari seluruh dunia. Materi yang diajarkan berkisar pada dasar-dasar soft skill seperti leadership, negotiation atau personality. Tim pengurus dari Cheetah Learning terdiri atas orang-orang yang berasal dari berbagai macam negara dan kondisi ini menjadi salah satu penyebab penggunaan sistem timeboxing dalam mengembangkan perusahaan tersebut.
Perbedaan zona waktu dan budaya menjadi salah satu kesulitan yang dihadapi saat mengadakan rapat pengurus. Sehingga dengan adanya timeboxing pengaturan jadwal dan deadline sengaja dibuat dalam waktu yang cukup sempit. Hal ini menyadarkan semua anggota rapat lebih fokus dan cepat dalam menyelesaikan masalah karena mengetahui rapat yang diadakan sangat terbatas dalam sesi waktu. Selain itu, Cheetah Learning adalah perusahaan virtual sehingga tidak ada batasan yang diberikan kepada pengurusnya dalam membagi waktu selama tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik.
Selain itu, penggunaan timeboxing juga digunakan beberapa tokoh influensial di masyarakat seperti Bill Gates dan Elon Musk. Mereka berdua memiliki banyak aktivitas yang harus dijalankan sehari-hari namun tetap bisa lebih produktif dibanding orang lain. Selain waktu kerja mereka yang lebih banyak dibanding orang lain, kelebihan mereka adalah melakukan perencanaan untuk setiap rentang waktu yang singkat. Misalkan dalam rentang waktu 5 – 15 menit dan bagaimana membuat jadwal yang feasible dan seproduktif mungkin. Hal inilah membuat mereka mampu menyelesaikan lebih banyak hal dibanding dengan orang lainnya karena mereka mempunyai tujuan yang jelas dan bagaimana mencapai tujuannya.

Sumber : https://www.teslarati.com/bill-gates-elon-musks-ai-view-shouldnt-panic/
Timeboxing dalam project management
Sama dengan semua timeboxing, timeboxing dalam project management focus dalam memberikan waktu untuk sebuah kegiatan atau tugas dilakukan dalam sebuah project. Timebox biasa disusun berdasarkan deadline dari pekerjaan tersebut dan pembagian waktu juga akan dibuat berdasarkan deadline project tersebut. Namun hal-hal lain yang tidak kalah penting juga akan masuk dalam pertimbangan seperti seberapa berpengaruh project ini terhadap kelompok, feasible atau tidak, sumber daya seperti orang yang melakukan dan budget serta fleksibilitas dari project. Beberapa hal penting di Timeboxing dalam project management adalah perencanaan yang baik dan jelas, individu yang bertanggung jawab dan mengawasi serta prosedur dan kemungkinan masalah yang muncul.

1. Well-defined project plan
Dalam project biasanya ada tiga hal utama yang menjadi pertimbangan yaitu waktu, biaya dan jangkauan project. Dalam menyusun rencana, ketiga hal ini wajib menjadi pertimbangan sehingga rencana yang disusun dapat terealisasikan. Kualitas hasil project juga dapat dimasukan dalam pertimbangan. Perencanaan ini akan berpengaruh pada timebox yang akan disusun untuk project tersebut. Semua faktor yang disebutkan akan saling berhubungan sehingga perubahan yang dilakukan akan membuat semua faktor mengalami perubahan dan dipertimbangkan kembali langkah apa yang harus diambil.

2. Project manager
Individu yang menjadi manager tidak hanya berperan dalam mengawasi apakah pekerjaan berjalan sesuai dengan timebox yang disusun, tapi juga bertanggung jawab pada semua proses dalam project. Manager harus mampu memberikan pekerjaan yang cocok pada semua anggota timnya sesuai dengan kemampuan setiap individu. Kemudian tugasnya dalam rapat adalah membatasi diskusi yang tidak penting dalam project. Ia harus mampu menjaga timnya untuk bekerja maksimal dalam menyelesaikan project dan mengikuti jadwal yang sudah disusun bersama seluruh anggota tim pada tahap perencanaan.

3. Prosedur dan potential problem
Dalam penyusunan timebox di sebuah project, prosedur atau birokrasi pengerjaan akan sangat berpengaruh karena dengan sistem yang berlaku akan menentukan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan birokrasi yang jelas, penyusunan pekerjaan akan menjadi lebih mudah. Namun hal ini menyebabkan semakin sedikit ruang untuk kesalahan karena keterlambatan pada satu pekerjaan akan terus mempengaruhi pekerjaan-pekerjaan selanjutnya. Selain keterlambatan, masih ada masalah lain yang dapat muncul dalam sebuah project dan masalah ini harus diantisipasi oleh tim yang terlibat. Hal yang dapat dilakukan adalah membuat rencana cadangan atau plan B bila ada situasi yang terjadi.
Banyak detail-detail yang harus diperhatikan dalam penggunaan timebox di project management namun metode timeboxing tetap digunakan karena memiliki beberapa manfaat yang sepadan dengan detail yang harus diperhatikan. Skala besarnya adalah peningkatan produktivitas dan hal ini dapat tercapai dengan timebox. Kelebihannya lebih spesifik adalah alternatif untuk memperbaiki project scope, membagi resiko serta memperjelas tindakan yang harus diambil.

1. Alternatif untuk memperbaiki project scope
Dengan adanya detail yang harus dipertimbangkan, akan ada banyak variabel yang terjadi selama pelaksanaan rencana sehingga belum tentu semua dapat berjalan sesuai rencana. Dalam penggunaan timeboxing, faktor yang tidak dapat berubah adalah deadline sehingga ruang lingkup setiap pekerjaan akan lebih kecil karena sudah jelas mengenai apa yang harus dilakukan. Tanpa timeboxing maka yang diperhatikan pertama adalah ruang lingkup project secara keseluruhan dulu dengan kata lain memiliki ruang lingkup yang luas. Apabila selama prosesnya terjadi ketidaksesuaian, maka harus memperpanjang deadline atau menambah personel yang terlibat.

2. Divide the risk
Pembagian kerja yang baik seharusnya memperhatikan waktu, kemampuan tim serta fasilitas yang ada apakah sudah cukup baik. Namun yang sering terjadi adalah meremehkan salah satu pekerjaan dan pada akhirnya terjadi error karena pekerjaan yang menumpuk. Resiko-resiko seperti inilah yang ingin dihindari karena dapat menghalangi kita dalam menyelesaikan project tepat waktu. Dengan timeboxing, resiko akan dibagi sesuai dengan timebox masing-masing sehingga bila terjadi masalah, masalah dapat disesuaikan sebelum mempengaruhi keseluruhan project.

3. Memperjelas tindakan yang harus diambil
Dengan timeboxing, sebuah project dibagi menjadi lebih kecil sehingga bila terjadi error pada sebuah pekerjaan, pekerjaan yang lain akan lebih mudah disesuaikan untuk mengejar deadline. Pada timeboxing, waktu adalah faktor yang paling penting terlebih lagi deadline. Dengan batasan waktu dan pembagian pekerjaan yang sudah jelas, perubahan akan lebih mudah diimplementasikan tanpa mempengaruhi batas akhir penyelesaian project.
Metode timeboxing memiliki beberapa kelebihan seperti langkah-langkah yang diambil menjadi lebih jelas dan pekerjaan yang lebih penting menjadi prioritas untuk diselesaikan. Selain itu, setiap project dibagi menjadi beberapa pekerjaan sehingga kebutuhannya akan lebih mudah diperkirakan dan memperkecil resiko terjadinya kesalahan pada keseluruhan project. Fokus timeboxing terhadap waktu juga memudahkan koordinasi antar anggota tim terlepas perbedaan dari setiap individu yang terlibat.

Referensi

https://medium.com/@davidsherwin/how-to-do-timeboxing-a93ef076a9c3

https://www.mindtools.com/pages/article/timeboxing.htm
https://www.projectmanagement.com/process/popup.cfm?ID=16174

https://hbr.org/2018/12/how-timeboxing-works-and-why-it-will-make-you-more-productive

Dibuat oleh : Aditya Surjawan